Para fortalecer su posición competitiva algunas empresas han adoptado los métodos que otras compañías han estado aplicando con éxito, un ejemplo de esto es Seis Sigma el cual Motorola emplea desde la década de los 80’s. La información generada por esta empresa coadyuvó de manera significativa al alcance de sus metas financieras a través de la reducción de costos y una mejora en las utilidades.
Este método se basa en el uso de técnicas estadísticas para reducir la variación los procesos por lo que el efecto obtenido es minimizar los errores y defectos, virtualmente a cero.
Por otra parte otras compañías han vuelto su mirada hacia Japón, adoptando algunos de los métodos de manufactura que se perfeccionaron ahí tales como el sistema de producción de Toyota, Manufactura Delgada (Lean) y la mejora continua (Kaizen) aquí el enfoque esta en la estandarización de actividades, eliminación de desperdicios e incremento en las velocidades de producción.
El propósito de este artículo es analizar como se puede combinar el enfoque Seis Sigma y Kaizen para lograr proyectos de mejora que ataquen la causa raíz de las fallas en un corto periodo de tiempo.
Si tiempo es igual a dinero, entonces los tiempos largos son igual a oro. Encontrar soluciones para minimizar los tiempos largos equivale virtualmente a encontrar una mina de oro. Un factor crítico en el éxito del despliegue de la estrategia Seis Sigma es el apoyo de la alta gerencia, los ejecutivos envían a sus empleados a cursos de Seis Sigma pero frecuentemente se ven decepcionados por la falta de resultados, típicamente la alta gerencia esta buscando resultados en corto tiempo por lo que es sumamente importante responder a esas expectativas.
Este artículo tiene como objetivo desmitificar esquemas de pensamiento en las organizaciones que han adoptado Seis Sigma como estrategia de mejora, que inhiben el rompimiento de paradigmas. En este caso en particular el de la duración de los proyectos, típicamente un proyecto Seis Sigma puede llevar de 3 a 4 meses en concluirse y puede reducirse a 6 semanas usando el enfoque Seis Sigma Lean.
Es importante que la Organización que ha decidido seguir métodos de mejora (Seis Sigma, Lean, Kaizen) se preocupe por adaptarlos a sus necesidades especificas, siendo vital desmitificar determinadas cuestiones para ir a la esencia, evitando quedarse en simbolismos y formatos carentes de importancia, no es en los colores de los cinturones donde descansa la calidad y las ventajas competitivas de una empresa, sino en sus capacidades creativas e innovadoras.
Factores clave:
El conductor más importante en el rompimiento de paradigmas de la Mejora continua es Creatividad, Innovación y Liderazgo. Estos elementos alinean la estrategia y nos lleva a el cambio cultural, cuando el equipo líder entiende Seis Sigma, Lean, Kaizen ellos pueden proporcionar un enfoque en que cosas se necesitan adaptar para mejorar la competitividad y las ganancias de la organización.
Trabajo en equipo:
Este elemento provee la conexión entre concepto y realidad. La gente entiende la necesidad del cambio, cuentan con las herramientas correctas y son exhortadas a entrar en acción.
Riesgos:
La gente pasa meses aprendiendo a fondo los conceptos de Seis Sigma y sus herramientas estadísticas hasta que ven cada situación como un problema Seis Sigma. ¿Por que no? es realmente una experiencia gratificante y exitosa para estos individuos. Pero también es sumamente fácil realizar numerosos análisis estadísticos que al final no cambien significativamente la toma de decisiones, usted no desearía que su organización se llenara de montones de diseños de experimentos para evaluar por ejemplo su correo interno, el servicio de cafetería.
En el otro extremo, algunos ejecutivos ansiosos tienden a ver problemas complejos de variación como eventos Kaizen que pueden ser solucionados a la mañana siguiente. Ellos están buscando mejoras instantáneas en áreas complejas como rechazos del cliente, exactitudes del presupuesto, etc.
Para estas situaciones una pregunta clave puede ser: ¿Cuanto tiempo nos llevó alcanzar esta situación?
Origen y sus significados: Seis Sigma
Motorola acuñó el termino Seis Sigma en los años 80’s, pero el termino fue un objetivo de desempeño y no el enfoque para alcanzar ese nivel de desempeño, así Seis Sigma significa alcanzar 3.4 defectos por cada millón de unidades procesadas. Fue al inicio de los 90’s que el termino Seis Sigma comenzó a ser empleado como un método para implementar un modelo de Mejora. Cuando esto ocurrió el termino ya no se refería a el objetivo (3.4 partes por millón) y si a la serie de actividades para alcanzar la excelencia.
Kaizen:
Como parte de un método para lograr mejoras es usualmente entendido como parte de Lean, de cualquier forma el término Kaizen es usado en dos formas: la primera se refiere a la búsqueda de la perfección de todo lo que hacemos. En este sentido Kaizen representa el elemento de la mejora continua que es parte fundamental del modelo de Calidad.
En un contexto de negocios esto incluye todas las actividades individuales y de grupo que permiten hacer un proceso mejor y satisfacer los requerimientos del cliente (Mejorar constantemente y siempre, W. Edwards Deming punto 5) El segundo término se refiere a caminos específicos para lograr mejoras.
Estos métodos que se han etiquetado como Kaizen son variados, generalmente son sistemas de planeación de eventos para identificar que procesos sistemáticamente ocultan desperdicios y eliminarlos. En este segundo sentido Kaizen puede ser más antiguo que Lean mismo, sus orígenes parecen estar en la segunda guerra mundial (Huntzinger 2002).
De acuerdo a esto, Kaizen es una simple idea que desarrollo la gente necesitada en producir mucho más de todo lo necesario para la guerra, más rápido de lo que se había hecho en el pasado.
Variedades del Kaizen:
a)- Individual; Mientras que todos los enfoques de Kaizen usan un enfoque de equipo, este método conocido como Kaizen Teian ó Kaizen personal se refiere a como los empleados realizan mejoras en el curso de sus actividades día a día.
b)- Día a Día y eventos especiales; Un ejemplo de esto son los círculos de Calidad, aquí un equipo de trabajo natural (gente que trabaja en la misma área, operando mismos equipos, etc.) usan sus observaciones acerca de su trabajo para identificar oportunidades de mejora, durante el día ó al termino de la semana el equipo se reúne y selecciona un problema, ellos analizan las fuentes y generan ideas de como eliminarlas. Actualmente cuando la mayoría de las personas hablan de Kaiz en como un método se refieren a eventos especiales - uno que es planeado y realizado en un periodo de tiempo para eliminar desperdicios en un componente de un value stream map (VSM), cuando el evento es realizado en el piso de producción se llama Gemba Kaizen.
c)- Nivel Proceso; cuando se realiza un evento Kaizen cuyo objetivo es cambiar completamente un proceso se llama Kaikaku Kaizen. Todos los Kaizen que incluyen realizar cambios tienen los siguientes puntos en común:
- Enfoque en realizar mejoras a l detectar y eliminar desperdicios.
- Uso de un enfoque de solución de problemas que observa como opera el proceso, desperdicio oculto, generación de ideas acerca de como eliminar ese desperdicio y realizar mejoras.
- Uso de medidas para describir el problema y los efectos sobre la mejora.
Recapitulando:
1. Como Seis Sigma, Kaizen tiene dos significados, uno es un principio" Mejora constante y siempre", el otro es la metodología para resolver problemas.
2. Desde el punto de vista de los métodos, Kaizen es más complicado que Seis Sigma debido a que sus métodos difieren, algunos son hechos individualmente, otros por quipos, algunos día a día, otros son eventos especiales y unos cuantos en procesos de negocios para realizar grandes cambios.
3. Mientras que Seis Sigma en un método por si mismo para implementar un modelo de mejora, Kaizen no, es un método para involucrar personal en la solución de problemas para lograr la mejora continua, para un enfoque total Kaizen requiere de Lean.
4. Los orígenes de Kaizen anteceden a Seis Sigma por cinco décadas y a Lean por cuatro décadas. Como todas las variaciones de los modelos de mejora sus orígenes fueron en EU y luego fueron exportados a Japón donde fueron adoptados, refinados, reelaborados y mantenidos en uso.
Integración de Seis Sigma y Kaizen:
Ciertas oportunidades de mejora son frutas caídas y que pueden ser cosechadas a través de esfuerzos Kaizen Blitz. Estos no requieren de mucho pensamiento y su solución no conlleva mucha ciencia, es simple acción y sentido común.
A medida que se incrementa la complejidad de las oportunidades de mejora se incrementan también los beneficios potenciales. Lean típicamente se enfoca en rapidez, eliminación de desperdicios, estandarización de actividades y flexibilidad. Muchos de estos esfuerzos Lean inician en piso de producción aunque pueden ser aplicables a cualquier proceso administrativo.
Los proyectos Seis Sigma son las áreas de más alto impacto debido a que son enfocados profundamente en los costos ocultos de p obre calidad.
Seis Sigma es una metodología enfocada en datos que busca la perfección en toda la organización, examina variación y causas especiales del desempeño actual. Con Seis Sigma toda la organización expuesta bajo la lupa. La metodología y herramientas estadísticas proveen estructura y una progresión lógica para alcanzar el rompimiento de paradigmas en las mejoras.
Conclusiones:
Los Sistemas de Mejora Continua deben mejorarse a sí mismos y una forma de hacerlo es sumando nuevos sistemas que incrementen su potencial y permitan a las empresas que rompan el paradigma de que los sistemas deben permanecer inalterables sólidas ventajas competitivas.
Podemos apreciar por lo antes desarrollado, las sinergias generadas por el hecho de complementar y combinar Seis Sigma y Kaizen y su contribución en la reducción de tiempos de cierre de los proyectos
¿Porque funciona Seis Sigma - Kaizen?
Muchos de los procesos realmente nunca fueron diseñados considerando el tiempo, un Evento Acelerado de Cambio para identificar partes del proceso que no agreguen valor, utilizar el sentido de simplicidad y de mejora continua de Kaizen combinado con las herramientas Seis Sigma de enfoque estadístico y reducción de variación permitirá la identificación de las causas raíz que originan los problemas en un menor tiempo.
